​

UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN GIA LỘC

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐOÀN THƯỢNG

       SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC, HỘ TỊCH TẠI UBND XÃ ĐOÀN THƯỢNG, HUYỆN GIA LỘC, TỈNH HẢI DƯƠNG

Lĩnh vực: Hành chính – Tư pháp

Người viết: Vũ Văn Đĩnh - Sinh ngày 05 tháng 3 năm 1981

Trình độ chuyên môn: Đại học

Chức vụ:  Công chức Tư pháp - Hộ tịch, xã Đoàn Thượng, huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương

Điện thoại: 0977.473.466

Cơ quan quản lý: Uỷ ban nhân dân xã Đoàn Thượng, huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương .

Thời gian: Từ năm 2019 đến năm 2023

Cam kết không sao chép hoặc vi phạm bản quyền

TÁC GIẢ                                   XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ ÁP DỤNG

                                                                        SÁNG KIẾN

                          ĐOÀN THƯỢNG, THÁNG 10 NĂM 2024

PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ

1. Lý do chọn đề tài
   
   Xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) là đơn vị hành chính cơ sở, là  cấp gần dân nhất và là nơi diễn ra mọi hoạt động kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội của các tầng lớp nhân dân.
   
   Uỷ ban nhân dân cấp xã là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, có vị trí, vai trò hết sức quan trọng trong hệ thống chính trị ở nước ta, là cầu nối chuyển tải và tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước đến với quảng đại quần chúng nhân dân. UBND cấp xã thực hiện hoạt động quản lý hành chính nhà nước trên các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự và an toàn xã hội ở địa phương theo thẩm quyền; đảm bảo cho các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước đi vào cuộc sống.
   
   Hoạt động của UBND cấp xã có ảnh hưởng lớn tới tính hiệu quả của các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, có ý nghĩa vô cùng to lớn với việc củng cố sự phát triển bền vững của xã hội, đảm bảo dân chủ và nâng cao đời sống nhân dân. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã chỉ rõ: “Cấp xã là cấp gần dân nhất, là nền tảng của hành chính. Cấp xã làm được việc thì mọi việc đều xong xuôi".[3, tr.371]
   
   Tuy nhiên, trên thực tế hoạt động của UBND cấp xã còn chưa được chuyên sâu, thiếu ổn định về nhân sự; tình trạng lãng phí, hình thức trong hoạt động quản lý vẫn phổ biến. Bên cạnh đó, trình độ quản lý, chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã còn nhiều hạn chế, luôn rơi vào trạng thái lúng túng, ngỡ ngàng trước sự thay đổi và xu thế phát triển chung của thời đại, dẫn đến hiệu quả hoạt động của Uỷ ban nhân dân cấp xã chưa cao, chưa đáp ứng được yêu cầu của xã hội.
   
   Khẳng định tầm quan trọng của Ủy ban nhân dân cấp xã trong hệ thống chính trị ở nước ta. Nghị quyết Trung ương 5 khoá IX đã đề ra phương hướng “đổi mới và nâng cao chất lượng hệ thống chính trị cơ sở ở xã, phường, thị trấn". Nghị quyết chỉ đạo: “Cần nâng cao hiệu lực của cơ quan hành chính theo hướng đề cao trách nhiệm và thẩm quyền của cơ quan hành chính cấp xã" [7]. Gần đây, tại hội nghị lần thứ năm Ban chấp hành Trung ương khoá X đã ban hành Nghị quyết số 17- NQ/TW ngày 01/08/2007 về đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy Nhà nước trong đó có Ủy ban nhân dân cấp xã. Đó là những cơ sở quan trọng để chúng ta tiếp tục xây dựng chiến lược cải cách, nâng cao hiệu quả hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp xã ở nước ta trong giai đoạn hiện nay.
   
   Nhận thức được tầm quan trọng của Ủy ban nhân dân cấp xã trong hệ thống chính trị ở nước ta, có thể thấy rằng hiện nay trong quá trình thực hiện công việc theo chức năng nhiệm vụ của mình thì cán bộ làm công tác Tư pháp ở cơ sở nói chung và cấp xã nói riêng đã và đang phải đối mặt với không ít khó khăn.
   
   Khó khăn đầu tiên mà chúng ta có thể thấy ngay đó là số lượng cán bộ làm công tác này ở cơ sở hiện nay chưa đáp ứng được so với yêu cầu công việc đặt ra. Theo Thông tư liên tịch số 01, ngày 28-4-2009 của Bộ Tư pháp và Bộ Nội vụ quy định cán bộ tư pháp - hộ tịch cấp xã, phường thị trấn gọi chung là cấp xã (tham mưu giúp cho Ủy ban nhân dân cùng cấp tổ chức thực hiện 12 nhiệm vụ, quyền hạn gồm: ban hành, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch, quyết định, chỉ thị về công tác tư pháp cấp xã; tổ chức, thực hiện việc tự kiểm  tra các quyết định, chỉ thị do Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành; rà soát văn bản pháp luật do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành; tổ chức, thực hiện chương trình, kế hoạch phổ biến, giáo dục pháp luật; hoạt động hòa giải; Hộ tịch; Chứng thực; phối hợp với cơ quan thi hành án trong việc thi hành án dân sự...
   
         Có thể nói để đảm đương 12 “đầu việc" của tư pháp cấp xã theo quy định của pháp luật thì đó là trọng trách không nhỏ. Thêm nữa, hiện nay cấp xã đã thành lập bộ phận “Một cửa tiếp nhận và trả kết quả",  " Hành chính phục vụ " Cán bộ Tư pháp Hộ tịch sẽ phải gánh thêm nhiệm vụ ở bộ phận này để tiếp công dân và giải quyết công việc. Chính vì phải đối mặt với một khối lượng công việc lớn mà lực lượng lại mỏng do vậy đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của công việc.
   
   Không chỉ bất cập về số lượng đội ngũ cán bộ làm công tác Tư pháp Hộ tịch mà trình độ của đội ngũ này hiện nay cũng còn hạn chế, nhiều cán bộ tư pháp cấp xã hiện nay làm việc chủ yếu bằng kinh nghiệm. Mặc dù trong thời gian gần đây, hàng năm Sở Tư pháp Hải Dương, phối hợp với Phòng Tư pháp các huyện, thành phố và Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh đều tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ phần nào giải quyết tình trạng này. Tuy nhiên, hiện nay có một thực tiễn cũng cần được khăc phục là khi cán bộ Tư pháp Hộ tịch đi học bồi dưỡng nghiệp vụ thì trong khoảng thời gian đó lại xuất hiện khó khăn nhất định là: Công việc ở cơ sở khó có thể được đảm bảo về mặt chất lượng cũng như tiến độ.
   
          Hiện nay, yêu cầu công việc đối với cán bộ Tư pháp hộ tịch ngày càng cao tuy nhiên cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho những người làm công tác này còn nhiều hạn chế. Hầu hết các cán bộ Tư pháp Hộ tịch đều chưa có máy vi tính riêng để làm việc mà phải dùng chung với các bộ phận khác ở Ủy ban nhân dân cấp xã do vậy việc tra cứu, cập nhật các văn bản mới, các chính sách mới nhiều lúc chưa kịp thời.
   
   Như vậy, có thể thấy rằng đội ngũ cán bộ làm công tác tư pháp ở cấp xã hiện nay còn rất nhiều khó khăn. Khắc phục được những khó khăn trên sẽ góp phần quan trọng vào việc hoàn thành nhiệm vụ cải cách tư pháp trong giai đoạn hiện nay. Với ý nghĩa mang lại hiệu quả thiết thực cho đội ngũ cán bộ Tư pháp Hộ tịch cấp xã, qua thực tiễn giải quyết công việc chuyên môn, cũng như công tác theo dõi quản lý đối với đội ngũ công chức tư pháp hộ tịch cấp xã trên địa bàn huyện nhà, tôi thấy một số bất cập và khó khăn mà những người làm tư pháp cơ sở gặp phải vì vậy tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: "Nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực, Hộ tịch tại Ủy ban nhân dân xã Đoàn Thượng, huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương" làm sáng kiến kinh nghiệm năm 2024.

2. Mục tiêu, ý nghĩa của Sáng kiến kinh nghiệm (SKKN)

Mục tiêu, ý nghĩa của SKKN là làm sáng tỏ các nội dung liên quan đến hoạt động chứng thực, hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã, những mặt tích cực và tồn tại, hạn chế trong quá trình giải quyết các yêu cầu của công dân về chứng thực, hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã và những nguyên nhân dẫn đến tình trạng đó. Từ đó, đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực, hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã đồng thời góp phần nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ tư pháp - hộ tịch cấp xã trên địa bàn huyện nhà trong giai đoạn hiện nay.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của SKKN

Hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp xã rất rộng và đa dạng nên trong phạm vi của SKKN tôi chỉ tập trung nghiên cứu 02 trong số 12 đầu việc của Ủy ban nhân dân cấp xã có tác động trực tiếp đến người dân đó là: hoạt động chứng thực và hộ tịch, từ đó đưa ra những giải pháp cụ thể phát huy thế mạnh, khắc phục những khó khăn và nâng cao hiệu quả hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp xã trong lĩnh vực này.

4. Phương pháp nghiên cứu của SKKN

SKKN được thực hiện trên cơ sở những nguyên lý cơ bản của chủ nghĩa Mác- Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về Nhà nước và Pháp luật; các đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước; xây dựng và đổi mới tổ chức, hoạt động của chính quyền địa phương.

Để giải quyết những vấn đề cơ bản đã được đặt ra ở trên, tôi đã sử dụng phương pháp duy vật biện chứng của Triết học Mác- Lê Nin và những phương pháp khác như: phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp lịch sử, phương pháp thống kê, phương pháp điều tra, khảo sát thực tế, phương pháp so sánh … nhằm làm sáng tỏ nội dung và phạm vi nghiên cứu của SKKN.

5. Kết cấu của SKKN

Trong phạm vi của đề tài, tôi xin trình bày SKKN gồm 3 phần, cụ thể như sau:

Phần I: Đặt vấn đề.

Phần II: Nội dung.

-  Một số vấn đề chung về Ủy ban nhân dân cấp xã.

- Hoạt động hộ tịch của Ủy ban nhân dân  xã Đoàn Thượng, huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương  trong giai đoạn hiện nay.

- Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động hộ tịch của Ủy ban nhân dân xã Đoàn Thượng, huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương trong giai đoạn hiện nay.

- Hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân xã Đoàn Thượng, huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương trong giai đoạn hiện nay.

- Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân xã Đoàn Thượng, huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương trong giai đoạn hiện nay.

- Một số vấn đề về cán bộ tư pháp-hộ tịch xã trên địa bàn huyện Gia Lộc.

- Kết quả đạt được khi thực hiện các giải pháp đã đưa ra.

Phần III: Kết luận và kiến nghị.

6. Địa điểm áp dụng SKKN

Với đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực, hộ tịch tại Ủy ban nhân dân xã Đoàn Thượng, huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương ", địa điểm áp dụng là Ủy ban nhân dân xã Đoàn Thượng.

PHẦN II. NỘI DUNG

1. Ủy ban nhân dân cấp xã với hoạt động tư pháp
   
   Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (Ủy ban nhân dân cấp xã) là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, có chức năng quản lý hành chính nhà nước trong các lĩnh vực hành chính - chính trị, an ninh, quốc phòng, văn hóa xã hội… trong phạm vi địa phương. Để thực hiện tốt chức năng quản lý hành chính nhà nước, Ủy ban nhân dân cấp xã phải tiến hành nhiều hoạt động đa đạng và trên nhiều lĩnh vực. Một trong những lĩnh vực quan trọng trong chức năng quản lý hành chính của Ủy ban nhân dân cấp xã đó là công tác Tư pháp. Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác tư pháp trên địa bàn, có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:
   
   1. Ban hành và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch, quyết định, chỉ thị về công tác tư pháp ở cấp xã; theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền quyết định hoặc phê duyệt.
   
   2. Tổ chức lấy ý kiến nhân dân về các dự án luật, pháp lệnh theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp huyện và cơ quan Tư pháp cấp trên.
   
   3. Tổ chức thực hiện việc tự kiểm tra các quyết định, chỉ thị do Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành; rà soát văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành; chỉ đạo, hướng dẫn việc xây dựng quy ước, hương ước thôn, tổ dân phố phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
   
   4. Theo dõi, báo cáo tình hình thi hành văn bản quy phạm pháp luật, phát hiện, đề xuất biện pháp giải quyết những khó khăn vướng mắc trong thi hành văn bản quy phạm pháp luật ở cấp xã với Phòng Tư pháp cấp huyện.
   
   5. Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý, khai thác, sử dụng Tủ sách pháp luật ở cấp xã.
   
   6. Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tổ chức và hoạt động hòa giải ở cơ sở, bồi dưỡng, cung cấp tài liệu nghiệp vụ cho tổ viên Tổ hoà giải trên địa bàn theo sự hướng dẫn của cơ quan tư pháp cấp trên.
   
   7. Thực hiện việc đăng ký, đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi; thay đổi, cải chính hộ tịch cho người dưới 14 tuổi và bổ sung hộ tịch cho mọi trường hợp không phân biệt độ tuổi; đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn theo quy định của pháp luật; quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp; lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch; cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch.
   
   8. Thực hiện một số việc về quốc tịch thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
   
   9. Thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực các việc khác theo quy định của pháp luật.
   
   10. Phối hợp với cơ quan thi hành án dân sự trong thi hành án dân sự trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
   
   11. Báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác tư pháp được giao với Ủy ban nhân dân cấp huyện và Phòng Tư pháp.
   
   12. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân cấp huyện giao.
   
   Như vậy, có thể thấy được sự khó khăn và trách nhiệm trong việc quản lý hành chính của Ủy ban nhân dân cấp xã là vô cùng lớn, chỉ riêng với công tác tư pháp đã có tới 12 đầu việc đòi hỏi đội ngũ cán bộ, công chức, lãnh đạo tại Ủy ban nhân dân cấp xã phải cố gắng chưa kể đến những lĩnh vực khác. Hộ tịch và chứng thực là hai trong số mười hai đầu việc mà Uỷ ban nhân dân cấp xã phải thực hiện trong công tác tư pháp. Hai lĩnh vực này về phương diện quản lý nhà nước rất nhiều điều cần được quan tâm, bởi đây là hai lĩnh vực trực tiếp liên quan đến yêu cầu của người dân. Thực tế cho thấy trong 5 năm trở lại đây hoạt động chứng thực, cũng như đăng ký và quản lý hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện Gia Lộc bên  cạnh những kết quả đã đạt được còn không ít những tồn tại cần khắc phục và hoàn thiện hơn nữa để hướng tới việc nâng cao chất lượng của công tác này. Hoạt động của hai lĩnh vực này trên địa bàn xã Đoàn Thượng, huyện Gia Lộc được thể hiện rõ nét qua diễn biến và số liệu thống kê cụ thể qua từng lĩnh vực.
   
   2. Công tác hộ tịch tại Ủy ban nhân dân xã Đoàn Thượng trên địa bàn huyện Gia Lộc
   
   2.1. Lý luận chung về hộ tịch
   
   Quản lý hộ tịch là nhiệm vụ quan trọng, thường xuyên của chính quyền các cấp nhằm theo dõi thực trạng và sự biến động về hộ tịch, trên cơ sở đó bảo hộ các quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và gia đình, đồng thời góp phần xây dựng các chính sách kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng và dân số, kế hoạch hoá gia đình.
   
   Sau cách mạng tháng Tám năm 1945, việc hộ tịch đã được nhà nước ta tổ chức lại theo các Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội Vụ và Bộ Tư pháp. Tiêu biểu nhất là điều lệ đăng ký hộ tịch (Điều lệ số 04) ban hành kèm theo Nghị định số 764 của Thủ Tướng Chính Phủ ngày 08/5/1956. Tiếp theo là Nghị định số 83/1998/NĐ-CP, sau hơn 7 năm tổ chức thi hành với những cố gắng của toàn bộ hệ thống tổ chức quản lý và đăng ký hộ tịch từ Trung ương đến địa phương đã tạo bước chuyển biến tích cực của công tác quản lý hộ tịch. Hoạt động quản lý hộ tịch ngày càng khẳng định vị trí, vai trò quan trọng trong tiến trình xây dựng một xã hội phát triển và được Chính phủ xác định là một trong những lĩnh vực trọng tâm của việc xây dựng một nền hành chính phục vụ. Với việc ban hành Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch, Chính phủ đã khẳng định ra quyết tâm thực hiện mục tiêu xây dựng hệ thống quản lý hộ tịch chuyên nghiệp và hiệu quả, đảm bảo đăng ký và quản lý “kịp thời, đầy đủ, chính xác" mọi sự kiện phát sinh trong đời sống.
   
    Theo Điều 1 Nghị định 158/2005/NĐ-CP của Chính phủ: “Hộ tịch là sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một người từ khi sinh ra cho đến khi chết." Do đó sự kiện hộ tịch có thể bao gồm: sinh, tử. kết hôn, ly hôn, nuôi con nuôi...
   
   2.2. Thực trạng công tác hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã
   
   Tiếp thu tinh thần của Nghị định 158/2005/NĐ-CP, trong thời gian qua UBND xã Đoàn Thượng đã tham mưu giúp Phòng Tư pháp huyện, Ủy ban nhân dân huyện thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, đồng thời hướng dẫn và chỉ đạo công chức Tư pháp - Hộ tịch xã đã làm tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo UBND xã triển khai thực hiện tốt các nội dung theo Quyết định, Kế hoạch của cấp trên và hướng dẫn của Phòng Tư pháp về triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn xã thành lập Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch của UBND xã. Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật khi giải quyết yêu cầu của công dân đến đăng ký hộ tịch. Đoàn Thượng là một xã có diện tích trung bình, dân số đông, trình độ dân trí không đồng đều, hầu hết người dân làm nông nghiệp nên công tác tuyên truyền giáo dục ý thức pháp luật thực hiện cải cách hành chính còn gặp nhiều khó khăn. Trình độ dân trí thấp nên sự hiểu biết về vai trò quan trọng của việc đăng ký hộ tịch còn nhiều hạn chế. Bên cạnh đó nguồn kinh phí phân bổ cho hoạt động đào tạo,tập huấn đội ngũ cán bộ Tư pháp cấp xã còn hạn hẹp, nên trình độ nghiệp vụ, chuyên môn một số lĩnh vực chưa đạt yêu cầu. Nhưng với quyết tâm thực hiện cải cách theo tinh thần của Quyết định Số 178/2003/QĐ-TTg ngày 03 tháng 9 Năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt đề án “thường xuyên tuyên truyền chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 – 2010", Sở Tư pháp Hải Dương kết hợp chặt chẽ với các phòng Tư pháp huyện đề ra những phương hướng hoạt động cụ thể đến Tư pháp cấp xã như:
   
   - Tổ chức tập huấn chuyên sâu, tập trung hướng dẫn nghiệp vụ và triển khai thực hiện Nghị định 158 nên đã khắc phục được những bất cập trong công tác Tư pháp như nâng cao trình độ nghiệp vụ cán bộ hộ tịch cấp huyện, cấp xã;  
   
   - Tổ chức kiểm tra thường xuyên giúp tháo gỡ kịp thời các vướng mắc và chấn chỉnh các sai sót trong đăng ký, quản lý hộ tịch, hoạt động nghiệp vụ đã đáp ứng phần lớn nhu cầu của nhân dân đặc biệt kể đến công tác hộ tịch liên quan đến yếu tố nước ngoài.
   
    
   
   2.3. Thống kê số liệu đăng ký hộ tịch tại Ủy ban nhân dân xã Đoàn Thượng, huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương giai đoạn 2019-2023
   
    
   
   Dưới đây là những chi tiết về thực trạng công tác đăng ký hộ tịch ở xã Đoàn Thượng, huyện Gia Lộc trong thời gian qua.
   
    
   
    
   
    
   
    
   
    

2.4. Phân tích tình hình qua bảng số liệu đăng ký hộ tịch

Cùng với công tác phổ biến giáo dục pháp luật, công tác hộ tịch cũng được quan tâm đẩy mạnh. Đây là công tác có liên quan và ảnh hưởng trực tiếp đến công dân, nếu thực hiện không tốt dễ gây bức xúc trong nhân dân. Vì vậy, Ủy ban nhân dân xã Đoàn Thượng đã chỉ đạo bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ theo cơ chế một cửa đối với các thủ tục thuộc thẩm quyền của cấp xã, cấp huyện, cấp tỉnh và chỉ đạo công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã tổ chức thực hiện tốt ở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại các xã, thị trấn. Do đó, công tác này đã được thực hiện nghiêm túc và được đánh giá tốt. Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn xã Đoàn Thượng luôn được thực hiện nghiêm túc, đúng trình tự, thủ tục pháp luật quy định. Việc đăng ký hộ tịch đều có sổ sách theo dõi rõ ràng, có biểu bảng công khai rõ các thủ tục hành chính và mức thu lệ phí đối với từng lĩnh vực. Việc tư vấn, hướng dẫn được thực hiện thường xuyên, tạo điều kiện thuận lợi cho công dân đến yêu cầu một cách nhanh chóng, chính xác, đúng pháp luật. Trong giai đoạn từ năm 2019 đến năm 2023, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đã có những sự thay đổi nhất định qua từng năm.

          Cán bộ tư pháp hộ tịch phối hợp chặt chẽ với cán bộ dân số, y tế, đài truyền thanh xã rà soát, tuyên truyền, vận động các gia đình có trẻ mới sinh đăng ký khai sinh cho con đúng thời hạn. Việc đăng ký việc sinh từ  năm 2020 so với năm 2019 ổn định, giữ nguyên là 122 trường hợp. Năm 2021, cán bộ tư pháp hộ tịch sau khi tổng kết đã nhận thấy người dân chưa nắm được vai trò quan trọng của việc đăng ký hộ tịch nói chung và đăng ký việc sinh nói riêng nên đã tích cực tuyên truyền, phổ biến để nâng cao ý thức người dân. Vì thế năm 2021, người dân trên địa bàn xã Đoàn Thượng, huyện Gia Lộc đã có sự chuyển biến tích cực trong nhận thức, số người dân đi đăng ký việc sinh lại tăng lên rõ rệt với 14 trường hợp. Sau đó, số lượng đăng ký việc sinh lại tăng lên trong năm 136 và tăng trở lại trong năm 2023 với 251 trường hợp. Sở dĩ số lượng đăng ký việc sinh có sự biến động qua từng năm là do ảnh hưởng của chính sách dân số và nhu cầu kết hôn của người dân khi đến độ tuổi kết hôn qua từng năm.

          Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch cũng có những thay đổi trong đăng ký việc tử. Trong giai đoạn từ năm 2019 đến năm 2023, năm có số trường hợp khai tử nhiều nhất là năm 2023 với 72 trường hợp và năm có số trường hợp khai tử ít nhất là năm 2020, các năm còn lại số trường hợp đăng ký khai tử dao động không đáng kể.

          Các trường hợp đăng ký kết hôn đều bảo đảm đúng thủ tục pháp luật. Việc đăng ký kết hôn trên địa bàn xã Đoàn Thượng, huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương trong những năm 2019 đến 2023 nói chung không có thay đổi lớn, đạt mức ổn định cao nhất trong các nội dung chủ yếu của vấn đề hộ tịch, đặc biệt trong 3 năm 2019, 2020, 2021 với 42, 46, 55 trường hợp.

          Việc đăng ký nuôi con nuôi và nhận cha, mẹ, con từ năm 2019 đến năm 2023 là rất ít, đặc biệt năm 2019, 2020, 2021 và năm 2023 không có trường hợp nào. Việc giám hộ trong suốt giai đoạn từ năm 2019 đến năm 2023 vẫn chưa thấy trường hợp nào đăng ký. Có thể nói, do sự nhận thức của người dân về việc giám hộ chưa được sâu sắc, cho nên trong những năm qua vẫn chưa có trường hợp nào đăng ký giám hộ mặc dù đây là một trong những nội dung quan trọng của vấn đề hộ tịch.

          Bên cạnh đó, việc đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch trên địa bàn xã Đoàn Thượng,huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương cũng có sự thay đổi đáng kể, năm 2019 số trường hợp thay đổi lên đến 2 trường hợp, những năm sau số lượng đã tăng đáng kể, năm nhiều nhất là năm 2023 với 3 trường hợp.

Nhìn chung, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch tại  xã Đoàn Thượng đã thực hiện tốt yêu cầu nhiệm vụ cải cách tư pháp, nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật của nhân dân, góp phần giữ gìn an ninh - trật tự, tạo môi trường thuận lợi cho kinh tế - xã hội của xã phát triển, để nắm bắt cụ thể tình hình an ninh xã hội từng địa bàn dân cư, giữ gìn tình làng nghĩa xóm, củng cố tình đoàn kết trong nhân dân, góp phần củng cố an ninh trật tự ở địa phương. Hàng tháng, hàng quý đồng chí Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã đều duy trì giao ban nghiệp vụ và tập huấn chuyên môn với phòng Tư pháp của huyện Gia Lộc và Sở Tư pháp tỉnh Hải ươngđể trao đổi kinh nghiệm, đánh giá kết quả hàng tháng. Đồng thời, theo định kỳ mỗi quý một lần phòng Tư pháp đều tiến hành giao ban công tác tư pháp với các đồng chí cán bộ tư pháp hộ tịch 18 xã, thị trấn nhằm kịp thời đánh giá những kết quả đạt được và tìm ra phương hướng khắc phục những tồn tại, hạn chế trong quá trình giải quyết công việc chuyên môn của tư pháp cơ sở nhằm hoàn thiện hơn nữa hoạt động tư pháp trên địa bàn huyện nhà nói chung và công tác hộ tịch, chứng thực nói riêng . Xong với số lượng công việc hộ tịch tương đối lớn (thể hiện qua bảng số liệu), thiết nghĩ để hoàn thành tốt nhiệm vụ chuyên môn đòi hỏi đội ngũ những người làm công tác tư pháp cơ sở phải không ngừng trau dồi, học hỏi, tích luỹ, đồng thời cần có sự phối hợp, chỉ đạo, ủng hộ của các các cấp các ngành, nhất là các đồng chí lãnh đạo mới có thể đạt kết quả tốt.

3. Hoạt động chứng thực

3.1. Thực trạng hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã

Trong những năm trước đây hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã đã được quy định tại Nghị định 31/1996/NĐ-CP của Chính phủ về tổ chức và hoạt động công chứng; Nghị định 75/2000/NĐ-CP của Chính phủ về công chứng, chứng thực. Các quy định về trình tự, thủ tục, thẩm quyền và phạm vi các việc công chứng, chứng thực quy định tại hai Nghị định này còn nhiều vấn đề bất cập. Hiện nay hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã được quy định tại Bộ luật Dân sự 2005, Luật Đất đai 2003, Nghị định 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Thông tư 03/2008/TT-BTP hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 79/2007/NĐ-CP và một số văn bản pháp luật khác. Trong đó Nghị định 79/2007/NĐ-CP, Thông tư 03/2008/TT-BTP là hai văn bản quy định cụ thể, rõ ràng về thẩm quyền chứng thực, phạm vi các việc chứng thực và trình tự, thủ tục thực hiện các việc chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã. Theo quy định của Nghị định 79/2007/NĐ-CP và Thông tư 03/2008/TT-BTP, Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền, trách nhiệm: chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực các giấy tờ có tính chất song ngữ theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.

Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt là việc Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã căn cứ vào yêu cầu chứng thực bản sao của người yêu cầu chứng thực, căn cứ vào bản chính (do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho cá nhân, tổ chức để sử dụng) chứng thực bản sao có nội dung đúng với bản chính.

Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên, có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao. Bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm: bản chính cấp lần đầu; bản chính cấp lại, bản chính đăng ký lại. Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính. Bản sao đã được Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực theo đúng trình tự, thủ tục pháp luật quy định có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

Chứng thực chữ ký trong các văn bản, giấy tờ bằng tiếng Việt là việc Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực. Chữ ký được chứng thực theo trình tự, thủ tục pháp luật quy định có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản. Nếu người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký thì việc chứng thực chữ ký được thay thế bằng việc chứng thực điểm chỉ. Trường hợp người yêu cầu chứng thực yêu cầu Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực văn bản có tính chất song ngữ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tại Việt Nam cấp như: Hộ chiếu, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học của nước ngoài... Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ đáp ứng yêu cầu chứng thực đó.

Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

Nghị định 79/2007/NĐ-CP quy định việc chứng thực bản sao thuộc thẩm quyền và trách nhiệm Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện và cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài thực hiện, Phòng công chứng không thực hiện công chứng bản sao do vậy đã giảm tải hoạt động công chứng cho Phòng công chứng. Quy định này đã tạo điều kiện thuận lợi cho người  yêu cầu chứng thực  bản sao, chứng thực chữ ký không phải chờ đợi lâu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi về thời gian cho các Công chứng viên của Phòng công chứng trong việc tiếp người cần công chứng hợp đồng giao dịch được tốt hơn. Bên cạnh đó, người yêu cầu Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt  được phục vụ nhanh chóng, kịp thời do số lượng cơ quan có thẩm quyền chứng thực lớn hơn rất nhiều so với số lượng các Phòng công chứng như trước đây. Hoạt động chứng thực được thực hiện tại trụ sở của Ủy ban nhân dân cấp xã nên tạo nhiều thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực như tâm lý gần gũi, gần nhà, không phải đi xa, không phải lo lắng vì chờ đợi. Ngoài ra, Nghị định này cũng quy định người yêu cầu chứng thực có thể đến bất kỳ Ủy ban nhân dân cấp xã nào yêu cầu chứng thực bản sao các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, chứng thực giấy tờ có tính chất song ngữ nên người yêu cầu chứng thực cảm nhận được sự thoải mái khi lựa chọn cơ quan nào đáp ứng  yêu cầu chứng thực cho mình.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã vẫn còn một số tồn tại cần phải khắc phục. Đó là trình độ của Chủ tịch Ủy ban nhân dân hoặc phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã chưa đồng đều, có người chưa có bằng cử nhân Luật nên việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của người yêu cầu chứng thực còn gặp nhiều khó khăn như không tuân thủ các trình tự, thủ tục pháp luật quy định đối với mỗi loại việc chứng thực; việc chứng thực bản sao các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt không tuân thủ các quy định yêu cầu người yêu cầu chứng thực bản sao văn bản bằng tiếng Việt xuất trình bản chính để kiểm tra giá trị pháp lý của văn bản đó, xem văn bản đó có được cấp đúng thẩm quyền không, có còn giá trị sử dụng không, văn bản đó là văn bản do cơ tổ chức có thẩm quyền cấp hay văn bản giả… Cán bộ tư pháp-hộ tịch là người giúp Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thụ lý hồ sơ, hướng dẫn lập hồ sơ chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã. Tại một số một số địa phương cán bộ tư pháp-hộ tịch chỉ mới tốt nghiệp trung học phổ, chưa qua lớp đào tạo Trung cấp luật, tuổi tác lại cao do vậy năng lực trong lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ còn có nhiều điểm hạn chế dẫn đến việc hướng dẫn người yêu cầu chứng thực còn gặp một số khó khăn nhất định. Hơn nữa, hiện nay, văn bản pháp luật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành có quy định liên quan đến hoạt động chứng thực chưa đồng bộ, thiếu tính thống nhất nên khi Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã áp dụng pháp luật để thực hiện chứng thực gặp nhiều khó khăn, gây ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động chứng thực. Bên cạnh những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chứng thực đã nêu trên, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ hoạt động chứng thực cũng gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã. Trụ sở tiếp người yêu cầu chứng thực tại nhiều địa phương chưa sắp xếp hợp lý, máy photocopy chưa được trang bị kịp thời để phục vụ hoạt động chứng thực khiến người yêu cầu chứng thực phải đi lại vất vả nhiều lần phô tô bản sao để yêu cầu chứng thực

3.2. Thống kê số liệu hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân xã, Đoàn Thượng huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương giai đoạn 2019 – 2023

Dưới đây là kết quả thống kê chi tiết về hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân xã Đoàn Thượng trong những năm từ 2019 đến 2023.

          3.3. Phân tích tình hình hoạt động chứng thực qua bảng số liệu trên

          Công tác chứng thực trong giai đoạn từ năm 2019 đến năm 2023 trên địa bàn xã đã có sự tiến bộ đáng kể so với giai đoạn trước. Những con số biết nói ở trên đã chứng minh cho sự tăng vọt về số lượng của hoạt động chứng thực trên địa bàn xã. Nhìn tổng quát có thể nhận thấy rằng công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân xã Đoàn Thượng đã tăng nhanh từ năm 2019 với 1206 trường hợp, nhưng sang đến năm 2023 số lượng đã gấp xấp xỉ 1,2 lần với 1479 trường hợp.

          Về hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính, năm 2019 có 533 trường hợp, sang đến năm 2020 đã tăng lên 565 trường hợp. Năm 2022, số lượng bản sao được chứng thực trên địa bàn xã tăng lên xấp xỉ 1,3 lần so với năm 2019. Đến năm 2023, số lượng lên đến 755 trường hợp, tăng 222 trường hợp so với năm 2019.

          Như vậy, thời gian gần đây, nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính của người dân trên địa bàn xã ngày càng gia tăng, cán bộ tư pháp cấp xã với tinh thần vì dân phục vụ cũng đã cố gắng đáp ứng một cách nhanh chóng nhất yêu cầu của người dân trên địa bàn.

          Không chỉ nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính mà nhu cầu chứng thực các việc khác trên địa bàn các xã nhà cũng tương đối lớn, nhiều nhất tập trung vào năm 2023 với 1479 trường hợp và tương đối ổn định trong hai năm 2021 và 2022 với 1468 và 1460 trường hợp.

          Hoạt động chứng thực thực tại Ủy ban nhân dân  xã  Đoàn Thượng đã tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong quá trình đề nghị giải quyết yêu cầu của mình. Được thực hiện ngay trên địa bàn xã nên việc đi lại của người dân cũng giảm được không ít những khó khăn; thủ tục thực hiện việc chứng thực cũng được rút gọn để không gây phiền hà, tạo tâm lý yên tâm, thoải mái cho nhân dân. Chính vì những lý do trên nên số các trường hợp Ủy ban nhân dân xã  Đoàn Thượng tiếp nhận để giải quyết về việc chứng thực ngày càng tăng rõ rệt qua từng năm.

3.4. Biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực

Từ thực trạng hoạt động chứng thực ở Ủy ban nhân dân xã Đoàn Thượng trong thời gian qua, có thể đề xuất một số biện pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp xã trong lĩnh vực chứng thực như sau:

- Tổ chức đào tạo mới, đào tạo lại nghiệp vụ chứng thực và cấp chứng chỉ cho Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;

- Yêu cầu những người được tuyển dụng vào vị trí cán bộ tư pháp hộ tịch ít nhất phải có bằng trung cấp Luật trở lên, sử dụng thành thạo chương trình tin học văn phòng;

- Những văn bản pháp luật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành nếu có quy định liên quan đến chứng thực phải đảm bảo đồng bộ, thống nhất; trình tự, thủ tục chứng thực rõ ràng, xác định rõ thẩm quyền và trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc chứng thực; quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực; trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền  ban hành văn bản mới có quy định về chứng thực thì cần ban hành ngay văn bản hướng dẫn thi hành để đảm bảo việc triển khai hoạt động chứng thực đồng bộ, thống nhất trong cả nước vào thời điểm văn bản đó có hiệu lực thi hành; 

- Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực là người có trình độ từ cử nhân Luật trở lên, cán bộ tư pháp-hộ tịch có trình độ từ trung cấp Luật trở lên, nếu Ủy ban nhân dân cấp xã nào không đáp ứng được yêu cầu này thì trao cho Phòng Tư pháp huyện thực hiện các việc chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã;

- Trụ sở thực hiện chứng thực phải phù hợp các quy định của pháp luật về trụ sở tiếp công dân, đáp ứng được số lượt người đến yêu cầu chứng thực hàng ngày; trang thiết bị, máy móc phù hợp với hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã; kho lưu trữ văn bản chứng thực đảm bảo diện tích và thực hiện tốt các quy định về phòng chống cháy nổ;

- Tăng cường công tác tuyên truyền giáo dục pháp luật và nâng cao ý thức pháp luật cho người yêu cầu chứng thực, nhân dân địa phương về chứng thực;

- Hàng năm trong phạm vi địa phương, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tổ chức tổng kết thi đua và giao lưu giữa các Phòng công chứng với Văn phòng công chứng, trưởng phòng, phó trưởng phòng Tư pháp cấp huyện, Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã để trao đổi về chuyên môn nghiệp vụ và học hỏi kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng, chứng thực;

-  Bên cạnh đó, để nâng cao hiệu quả công tác chứng thực ở cấp xã cần kể đến vai trò quản lý trực tiếp của các Phòng Tư pháp cấp huyện, Phòng Tư pháp cần thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra công tác chứng thực đối với các xã, phường, thị trấn thuộc quyền quản lý của mình để phát hiện, uốn nắn kịp thời những sai sót trong quá trình thực hiện việc chứng thực. Đồng thời, hằng tháng, quý cần báo cáo phản ánh kịp thời kết quả đạt đ­­ược cũng nh­­ư những vướng mắc của công tác chứng thực cấp xã cho Sở T­­ư pháp để có biện pháp xử lý kịp thời, đảm bảo việc chứng thực trên địa bàn huyện Gia Lộc nói riêng, và tỉnh Hải Dương nói chung được thực hiện đúng các quy định của pháp luật, đảm bảo quyền lợi của các bên giao dịch và quyền lợi, ích của Nhà nước trong các quan hệ dân sự.

- Về thu phí chứng thực, cần phải thu đúng, thu đủ theo quy định của pháp luật, cụ thể: Đối với việc chứng thực hợp đồng giao dịch, mức thu áp dụng Thông t­ư 93/2001/TTLT- BTP- BTC. Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký áp dụng mức thu tại Thông t­ư 92/2008/TTLT- BTC- BTP.

4. Cán bộ tư pháp cấp xã

4.1. Thực trạng cán bộ tư pháp cấp xã

Trong hệ thống cơ quan tư pháp ở nước ta, lực lượng cán bộ làm công tác tư pháp cấp xã đóng vai trò rất quan trọng, họ chính là những người hàng ngày tiếp xúc trực tiếp với nhân dân, nắm bắt tâm tư nguyện vọng của nhân dân, giải quyết công việc mà nhân dân đề nghị. Chính điều này đã góp phần vào việc giữ gìn ổn định tình hình chính trị tại địa phương thúc đẩy kinh tế xã hội phát triển.   

Tuy nhiên hiện nay nước ta đang hội nhập hết sức mạnh mẽ yêu cầu đặt ra đối với đội ngũ cán bộ làm công tác tư pháp ở cơ sở ngày càng cao. Cùng với đó có nhiều vấn đề đã và đang đặt ra đối với đội ngũ này. Trong khuôn khổ bài viết này xin được đề cập đến một số khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện công việc của cán bộ tư pháp ở cấp xã và qua đó cũng đề ra một số giải pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của họ, đáp ứng yêu cầu hội nhập.

Trước hết, có thể thấy rằng hiện nay trong quá trình thực hiện công việc theo chức năng nhiệm vụ của mình thì cán bộ làm công tác Tư pháp ở cơ sở nói chung và cấp xã nói riêng đã và đang phải đối mặt với không ít khó khăn. Khó khăn đầu tiên mà chúng ta có thể thấy ngay đó là số lượng cán bộ làm công tác này ở cơ sở hiện nay chưa đáp ứng được so với yêu cầu công việc đặt ra. Theo Thông tư liên tịch số 01, ngày 28-4-2009 của Bộ Tư pháp và Bộ Nội vụ quy định cán bộ tư pháp - hộ tịch cấp xã, phường thị trấn gọi chung là cấp xã (tham mưu giúp cho Ủy ban nhân dân cùng cấp tổ chức thực hiện 12 nhiệm vụ, quyền hạn gồm: ban hành, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch, quyết định, chỉ thị về công tác tư pháp cấp xã; tổ chức, thực hiện việc tự kiểm tra các quyết định, chỉ thị do Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành; rà soát văn bản pháp luật do HĐND, Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành; tổ chức, thực hiện chương trình, kế hoạch phổ biến, giáo dục pháp luật; hoạt động hòa giải; hộ tịch; chứng thực; phối hợp với cơ quan thi hành án trong việc thi hành án dân sự...

        Có thể nói để đảm đương 12 “đầu việc" của tư pháp cấp xã theo quy định của pháp luật thì đó là trọng trách không nhỏ. Thêm nữa, hiện nay cấp xã đã thành lập bộ phận “Một cửa tiếp nhận và trả kết quả", cán bộ Tư pháp Hộ tịch sẽ phải gánh thêm nhiệm vụ ở bộ phận này để tiếp công dân và giải quyết công việc. Chính vì phải đối mặt với một khối lượng công việc lớn mà lực lượng lại mỏng do vậy đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của công việc.

Không chỉ bất cập về số lượng đội ngũ cán bộ làm công tác Tư pháp Hộ tịch mà trình độ của đội ngũ này hiện nay cũng còn hạn chế, nhiều cán bộ tư pháp cấp xã hiện nay làm việc chủ yếu bằng kinh nghiệm. Mặc dù trong thời gian gần đây các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ đã được mở ra phần nào giải quyết tình trạng này. Tuy nhiên hiện nay có một thực tiễn cũng cần được khăc phục là khi cán bộ Tư pháp Hộ tịch đi học bồi dưỡng nghiệp vụ thì trong khoảng thời gian đó lại xuất hiện khó khăn nhất định là: Công việc ở cơ sở khó có thể được đảm bảo về mặt chất lượng cũng như tiến độ.

Hiện nay, yêu cầu công việc đối với cán bộ Tư pháp hộ tịch ngày càng cao tuy nhiên cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho những người làm công tác này còn nhiều hạn chế. Hầu hết các cán bộ Tư pháp Hộ tịch đều chưa có máy vi tính riêng để làm việc mà phải dùng chung với các bộ phận khác ở Uỷ ban nhân dân cấp xã do vậy việc tra cứu, cập nhập các văn bản mới, các chính sách mới nhiều lúc chưa kịp thời.

4.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của đội ngũ cán bộ tư  pháp cấp xã

Để hoàn thành nhiệm vụ cải cách tư pháp một trong những vấn đề khá quan trọng đó là cần không ngừng nâng cao hiêu quả hoạt động của đội ngũ cán bộ làm công tác tư pháp ở cấp xã. Để làm được điều đó cần thực hiện tốt một số giải pháp sau:

Thứ nhất, để giải quyết tốt khối lượng công việc lớn cần tăng cường số lượng cán bộ làm công tác này. Theo đó, các cấp các ngành cần quan tâm tạo điều kiện để tối thiểu mỗi Ban Tư pháp cấp xã cần có 2 cán bộ.

Thứ hai, tăng cường trình độ cho đội ngũ này bằng cách: Ở những nơi có điều kiện có thể tuyển ngay những người có trình độ đại học hoặc nâng cao năng lực chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ này bằng cách thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ, tạo điều kiện khuyến khích 

Thứ ba, đầu tư cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công tác. Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay hầu hết các văn bản, chính sách của Đảng và nhà nước được cập nhật liên tục. Nếu có đủ cơ sở vật chất thì người cán bộ làm công tác Tư pháp hộ tịch ở cơ sở cũng nhanh chóng nắm được và thông qua nhiều hình thức khác nhau có thể truyền đật đến với nhân dân.

Thứ tư, Các cấp các ngành, đặc biệt là Uỷ ban nhân dân cấp xã trực tiếp quản lý cần quan tâm, thực hiện nghiêm túc những cơ chế chính sách dành cho những người làm công tác tư pháp ở cấp xã.

Như vậy có thể thấy rằng đội ngũ cán bộ làm công tác tư pháp ở cấp xã hiện nay còn rất nhiều khó khăn. Khắc phục được những khó khăn trên sẽ góp phần quan trọng vào việc hoàn thành nhiệm vụ cải cách tư pháp trong giai đoạn hiện nay.

5. Kết quả đạt được nếu thực hiện tốt các giải pháp đã đưa ra

Thực hiện tốt các giải pháp nêu trên trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch cấp xã là hầu hết các đã quan tâm lãnh đạo công tác đăng ký, quản lý hộ tịch; công chức Tư pháp- Hộ tịch tăng hơn (xã, lên bố trí từ 1 -2 người), kinh phí, phương tiện làm việc của tư pháp được bố trí đảm bảo hơn cho hoạt động.

Công chức Tư pháp -Hộ tịch thường xuyên được cử đi bồi dưỡng, tập huấn do Tư pháp cấp trên tổ chức. Tư pháp cấp xã đã tham mưu cho Ủy ban nhân dân cùng cấp tiếp nhận và giải quyết hầu hết các loại việc đăng ký hộ tịch đúng thẩm quyền, giải quyết kịp thời các yêu cầu của công dân;

Bộ Tư pháp đã ban hành Quyết định số 3924/QĐ-BTP về việc phê duyệt Đề án “cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch và phân cấp việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch" đã có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2010, nhằm mục đích giảm, thống nhất, chuẩn hoá các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch từng bước ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch. Công chức Tư pháp-Hộ tịch phải biết sử dụng máy vi tính, tự truy cập mạng intenet để in, ấn các loại biểu mẫu hộ tịch cấp miễn phí cho công dân khi có yêu cầu. Theo lộ trình của Đề án đến năm 2015 sẽ thực hiện việc đăng ký qua mạng internet.

Tổ chức triển khai thực hiện việc ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý hộ tịch sẽ đem lại nhiều kết quả tích cực. Triển khai ứng dụng phần mềm, công tác thống kê, báo cáo đăng ký và quản lý hộ tịch từ Ủy ban nhân dân xã đến phòng Tư pháp huyện sẽ đảm bảo đầy đủ, kịp thời, chính xác, nắm được việc đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, nuôi con nuôi của từng xã, thị trấn trong huyện. Nhờ đó, giúp tiết kiệm thời gian, công sức trong quá trình lập, chuyển các loại báo cáo, văn bản nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác, thuận tiện và minh bạch. Mặt khác, với các ứng dụng ưu việt của phần mềm quản lý hộ tịch, cán bộ tư pháp huyện có thể theo dõi trực tuyến hoạt động đăng ký hộ tịch các xã, thị trấn trong các lĩnh vực: biểu mẫu, sổ sách, thẩm quyền giải quyết…. nhằm chấn chỉnh ngay những việc chưa đúng quy định, nâng cao chất lượng hoạt động của đội ngũ cán bộ tư pháp cấp xã, tạo điều kiện thuận lợi nhất trong thao tác của cán bộ tư pháp cấp xã và rút ngắn thời gian làm thủ tục cho công dân. 

Các loại sổ, biểu mẫu dùng để đăng ký hộ tịch sử dụng đúng mẫu Bộ Tư pháp ban hành; hệ thống thông tin về công tác tư pháp- hộ tịch được lưu trên hệ thống máy tính nên rõ ràng, dễ đọc, thuận lợi hơn trong quá trình làm việc; hơn nữa, hồ sơ lưu về đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, đăng ký lại việc sinh, thay đổi, cải chính hộ tịch được lưu trữ đầy đủ, sắp xếp ngăn nắp, khoa học thuận lợi cho công tác tra cứu, sao lục khi cần.

Việc niêm yết các thủ tục, trình tự, thời gian và lệ phí về hộ tịch đúng quy định pháp luật, thuận lợi cho dân khi có yêu cầu…

Công chức Tư pháp-Hộ tịch phải nâng cao phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để tham mưu cho Ủy ban nhân dân xã và thực hiện công tác đăng ký quản lý hộ tịch đúng quy định pháp luật, phục vụ tốt yêu cầu của nhân dân.

Việc có chức danh chứng thực viên và hộ tịch viên cấp xã, cán bộ sẽ chuyên môn hóa và không phải luân chuyển vào vị trí khác. Nước ta đã thực hiện xã hội hóa công chứng, tuy nhiên không vì thế mà công việc chứng thực các hợp đồng giao dịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã và phòng tư pháp giảm đi. Trong khi đó, các địa phương chỉ bố trí một cán bộ tư pháp hộ tịch mà lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã lại bận nhiều việc. Vì thế nên giao trực tiếp thẩm quyền ký văn bản chứng thực cho cán bộ tư pháp để việc chứng thực trở nên nhanh chóng, thuận tiện.

PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

1.     Kết luận

1.1. Công tác đăng ký, quản lý hộ tịch

Thời gian qua, công tác tư pháp – hộ tịch tại xã Đoàn Thượng nói chung các công chức Tư pháp - Hộ tịch trên địa bàn huyện nói riêng đã có những chuyển biến mới tích cực. Đội ngũ cán bộ tư pháp, hộ tịch của các xã, thị trấn được nâng cao, việc đăng ký hộ tịch của nhân dân cơ bản được thực hiện kịp thời và đúng các quy định của pháp luật.

Xác định công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về hộ tịch là nhiệm vụ quan trọng để cán bộ và nhân dân hiểu biết về mục đích, ý nghĩa của công tác này; quyền và nghĩa vụ công dân về đăng ký hộ tịch, Phòng Tư pháp huyện đã xây dựng kế hoạch tuyên truyền cụ thể theo từng đợt theo phương châm hướng về cơ sở, thiết thực và phù hợp với nhận thức của nhân dân ở từng khu dân cư trên địa bàn huyện. Mỗi năm, Phòng Tư pháp huyện tổ chức trên 30 buổi tuyên truyền pháp luật về công tác hộ tịch tại từng thôn, xóm, cụm dân cư; cấp phát hàng chục nghìn tờ tuyên truyền có nội dung về khai sinh, khai tử, kết hôn; giải đáp những thủ tục khi xin cấp lại những giấy tờ tùy thân bị mất; phân tích cho người dân nhận thức rõ tầm quan trọng của các giấy tờ liên quan đến bản thân để có biện pháp giữ gìn. Bên cạnh đó, Phòng Tư pháp huyện còn phối hợp với các ngành, đoàn thể lồng ghép tuyên truyền các văn bản, thông tư liên quan đến công tác hộ tịch trong các hội nghị; kết hợp với Đài Phát thanh huyện mở chuyên mục “Pháp luật và cuộc sống", kịp thời phổ biến các văn bản pháp luật đến nhân dân. Ngoài ra, Phòng Tư pháp huyện cấp phát bổ sung các đầu sách pháp luật, văn bản pháp luật mới về hộ tịch vào tủ sách pháp luật của các xã, thị trấn để cán bộ tư pháp, hộ tịch cơ sở có điều kiện nghiên cứu, áp dụng trong thực thi công việc. Bên cạnh công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật, hàng năm, Phòng Tư pháp huyện phối hợp với Phòng Giáo dục - Đào tạo thực hiện đối soát hồ sơ học sinh tại các trường tiểu học và THCS trên địa bàn huyện. Qua kiểm tra đã kịp thời điều chỉnh những sai sót về nội dung trong hồ sơ, bảo đảm phù hợp với giấy khai sinh.

Nhờ làm tốt công tác hộ tịch nên việc xin thay đổi, cải chính về hộ tịch giảm dần theo các năm. Công tác khai sinh, khai tử, kết hôn được thực hiện nhanh chóng, kịp thời, đúng quy định của pháp luật và đi vào nền nếp, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước cũng như đáp ứng kịp thời nhu cầu của người dân.

Nghị định 158/NĐ-CP đã tạo một bước “chuyển biến" mới khi mở rộng thẩm quyền đăng ký hộ tịch cho công dân theo nơi cư trú. Trước đây, thẩm quyền đăng ký hộ tịch được quy định tại  nơi có hộ khẩu thường trú, tạm trú của người  mẹ. Điều này đã gây ra nhiều khó khăn vướng mắc trong việc áp dụng thực hiện, đặc biệt là khi không xác định rõ nơi cư trú của người mẹ hoặc ở quá xa so với nơi ở hiện tại khiến người dân vất vả đi lại nhiều lần…Theo quy định mới, đối với công dân Việt Nam ở trong nước thì việc đăng ký được thực hiện tại nơi người đó đăng ký hộ khẩu thường trú. Nếu không có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại nơi người đó đăng ký tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu. Như vậy, đối với những trường hợp gặp vướng mắc trước kia do không xác định được nơi cư trú của người mẹ thì có quyền khai sinh cho trẻ tại nơi cư trú của người cha. Thậm chí, nếu không xác định rõ nơi cư trú của người cha thì có thể khai sinh cho trẻ tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi trẻ đang sống. Việc nhận cha, mẹ, con thay vì chỉ có Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người con cư trú giải quyết thì tới đây sẽ được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người nhận hoặc người được nhận là cha, mẹ, con thực hiện.

Mục tiêu cơ bản của  “Tin học hóa hành chính nhà nước" là phục vụ trực tiếp công tác chỉ đạo trong các cơ quan hành chính nhà nước. Hoàn thiện và thống nhất áp dụng các chương trình ứng dụng phục vụ công tác quản lý, điều hành (thư tín điện tử, gửi nhận văn bản điện tử, quản lý hồ sơ công việc, quản lý cán bộ, quản lý hộ tịch, quản lý thi hành án...). Trong các nghiệp vụ quản lý hành chính, nghiệp vụ quản lý hộ tịch là tương đối phức tạp và vất vả cho người làm công tác quản lý hộ tịch ở các cấp.

Bài toán “Quản lý hộ tịch" được đặt ra nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý của cán bộ hộ tịch giữa các cấp và hỗ trợ lãnh đạo trong công tác quản lý về vấn đề hộ tịch trên địa bàn huyện. Việc thực hiện bài toán này góp phần phục vụ nhân dân được tốt hơn, rút ngắn thời gian giải quyết công việc, mang lại hiệu quả nhất định trong việc trao đổi thông tin, nâng cao hiệu quả công tác quản lý hộ tịch và tạo điều kiện thiết lập hệ thống thông tin liên kết, thống nhất giữa Sở Tư pháp và các đơn vị hành chính quận - huyện, phường - thị  xã. Để giải quyết bài toán này, đến nay đã có nhiều phần mềm do một số công ty xây dựng và phát triển trên một số công cụ khác nhau. Các ứng dụng này đã đem lại một số hiệu quả ban đầu. Tuy nhiên để đáp ứng được các công tác hộ tịch thì các phần mềm này còn một số hạn chế: Chưa in được đầy đủ các biểu mẫu hộ tịch, các biểu mẫu đã in được chưa theo nghị định mới của chính phủ (Nghị định 158/2005/NĐ-CP) hoặc vấn đề in ra phôi còn hạn chế. Nói chung chưa đáp ứng được theo nghị định 158/2005/NĐ-CP. Ngoài ra do cơ sở hạ tầng ở các địa phương thấp chưa đáp ứng được cho việc cài đặt ứng dụng. Trình độ công nghệ thông tin của đội ngũ cán bộ tư pháp ở các cấp xã/ phường không đồng đều.

     1.2. Công tác chứng thực

Có thể nói, Nghị định 79/2007/NĐ-CP ra đời là sự thể chế hóa đường lối chính sách của Đảng, cụ thể hóa pháp luật của Nhà nước về cải cách thủ tục hành chính, xã hội hóa hoạt động công chứng; đánh dấu sự quan tâm của Đảng và Nhà nước trong việc bảo vệ có hiệu quả các quyền của công dân ở nước ta trong giai đoạn hiện nay. Nghị định này còn quy định về trình tự, thủ tục chứng thực; phạm vi các việc chứng thực; thẩm quyền và trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài trong việc thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền. Chính nội dung mới này tạo nên phong cách làm việc tốt hơn, có hiệu quả hơn trong việc phục vụ người yêu cầu chứng thực của các chủ thể có thẩm quyền chứng thực.

1. Kiến nghị

     2.1. Về công tác đăng ký, quản lý hộ tịch

Để nâng cao chất lượng công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, hàng năm, Phòng Tư pháp huyện cần phối hợp với Sở Tư pháp tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức tư pháp - hộ tịch các xã, thị trấn, duy trì nghiêm chế độ giao ban nghiệp vụ hàng quý; nắm vững các quy định về đăng ký quản lý hộ tịch, đặc biệt là việc ghi chép, lưu trữ sổ - biểu mẫu hộ tịch và thực hiện chế độ báo cáo thống kê hộ tịch theo đúng định kỳ, bảo đảm thực hiện việc đăng ký các sự kiện hộ tịch theo đúng quy định của pháp luật. Phòng Tư pháp cũng tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn, thực hiện niêm yết công khai trình tự, thủ tục hồ sơ và mức thu lệ phí (trừ các việc về hộ tịch được miễn lệ phí). Sổ sách, biểu mẫu hộ tịch theo quy định mới cũng đã được Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn thực hiện nghiêm túc, ghi chép đầy đủ, đúng quy định. Phòng Tư pháp huyện thường xuyên kiểm tra công tác đăng ký và quản lý hộ tịch tại các xã, thị trấn, qua đó đã kịp thời nhắc nhở và tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong nghiệp vụ. Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn tập trung chỉ đạo, theo dõi sát hoạt động tư pháp trên địa bàn, do đó đã hạn chế được những sai sót trong quá trình tác nghiệp, đồng thời quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, sắp xếp, bố trí cán bộ có năng lực, trình độ chuyên môn trong lĩnh vực quản lý đăng ký hộ tịch.

Sở Tư pháp với vai trò giúp Ủy ban nhân dân tỉnh cần có các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ và tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho chuyên viên Phòng Tư pháp và công chức Tư pháp-Hộ tịch cấp xã về đăng ký hộ tịch, do nhiều công chức Tư pháp-Hộ tịch vẫn còn lúng túng khi trực tiếp xử lý công việc. Nắm bắt được thực tế đó, Phòng Hành chính - Tư pháp cần mạnh dạn đề xuất với Ban Giám đốc Sở cũng như hưởng ứng từ Phòng Tư pháp cấp huyện, Phòng Hành chính - Tư pháp để phối hợp với Phòng Tư pháp cấp huyện tổ chức Toạ đàm tại mỗi đơn vị huyện, với thành phần tham dự là công chức Tư pháp-Hộ tịch cấp xã và chuyên viên Phòng Tư pháp. Nội dung Toạ đàm là những vấn đề thực tiễn mà hàng ngày công chức Tư pháp-Hộ tịch phải xử lý. Cùng với sự hỗ trợ của các thiết bị hiện đại như máy tính và máy chiếu... lãnh đạo Phòng Hành chính - Tư pháp đã hướng dẫn cụ thể từng loại việc về hộ tịch giúp cho công chức Tư pháp-Hộ tịch nắm được chuyên môn. Tại buổi Toạ đàm công chức Tư pháp - Hộ tịch dành nhiều thời gian và thẳng thắn trao đổi kinh nghiệm trực tiếp với nhau, trình bày những khó khăn, vướng mắc từ thực tiễn công việc tại xã mình và nghe kết luận trực tiếp từ lãnh đạo Phòng Hành chính - Tư pháp và Phòng Tư pháp.

Thông qua các buổi tọa đàm và tranh luận sôi nổi giữa công chức Tư pháp-Hộ tịch các giúp cho tất cả công chức Tư pháp-Hộ tịch đều được giải đáp các vướng mắc rõ ràng, cụ thể nên tự tin hơn trong công việc, củng cố thêm kiến thức cũng như kinh nghiệm về chuyên môn nghiệp vụ để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Thiết nghĩ đây là một hình thức bồi dưỡng nghiệp vụ hiệu quả và thiết thực cần phải nhân rộng để góp phần đưa công tác Hộ tịch nói riêng và ngành Tư pháp nói chung ngày càng tốt hơn.

Trong lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch, Nghị định 158/2005/NĐ-CP của Chính phủ quy định các thủ tục cần thiết cho người dân khi có yêu cầu. Tuy nhiên, trong những trường hợp nhất định phát sinh khi giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch cho người dân mà Nghị định 158/2005/NĐ-CP không hướng dẫn, làm cơ quan đăng ký hộ tịch lúng túng không biết giải quyết hay không, vì pháp luật chưa điều chỉnh. Cụ thể như trường hợp khi đăng ký khai sinh cho con, người cha và người mẹ thuộc hai dân tộc khác nhau (cha dân tộc Kinh, mẹ dân tộc Tày), người cha yêu cầu cán bộ hộ tịch đăng ký khai sinh cho con mang họ cha, còn dân tộc mang họ mẹ. Vì Luật chỉ qui định "trẻ em sinh ra mang họ cha, hoặc họ mẹ; dân tộc người cha hoặc dân tộc người me" với điều kiện "có sự thoả thuận của cha và mẹ" Xong luật lại không hướng dẫn trường hợp mang họ cha nhưng dân tộc mẹ có giải quyết được hay không nên khi gặp phải trường hợp như vậy thường là cán bộ Tư pháp - Hộ tịch lúng túng và không giải quyết theo yêu cầu của công dân. Do vậy, ngành chức năng cần có hướng dẫn cụ thể về thủ tục đăng ký khai sinh, trong trường hợp này, để các địa phương thực hiện thống nhất, tạo điều kiện thuận lợi trong việc giải quyết các yêu cầu chính đáng của người dân...

Sở Tư pháp triển khai thực hiện Đề án “Cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch và phân cấp việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch" của Bộ Tư pháp. Theo đó, thống nhất triển khai thực hiện trên toàn tỉnh việc cắt giảm những sổ, biểu mẫu hộ tịch không cần thiết bằng cách gộp chung và bỏ một số sổ, biểu mẫu hộ tịch; sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch mới do Bộ Tư pháp ban hành; đảm bảo các điều kiện cần thiết về cơ sở vật chất như: trang bị máy vi tính có nối mạng internet, máy in, tiến hành tập huấn cách thức truy cập mạng internet cho cán bộ tư pháp hộ tịch cấp huyện và cấp xã để sử dụng riêng cho công tác đăng ký hộ tịch tại địa phương.

Người dân khi có nhu cầu đăng ký hộ tịch không cần phải mất thời gian cất công đến các cơ quan đăng ký hộ tịch để có các biểu mẫu hộ tịch mà chỉ cần truy cập Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp (www.moj.gov.vn) là có thể in ra và sử dụng miễn phí. Trong trường hợp người có yêu cầu đăng ký hộ tịch không có điều kiện tự in thì cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm cung cấp miễn phí cho người đó.

Một nội dung quan trọng của công tác đổi mới thủ tục đăng ký hộ tịch là việc người dân có thể tự khai theo nội dung tương ứng với từng sự kiện hộ tịch cần đăng ký mà không nhất thiết phải mẫu hóa các biểu mẫu tờ khai để phát hành thống nhất. Từ đó tạo sự thuận tiện, dễ dàng và đỡ mất công người dân nhiều khi chỉ vì một tờ khai mà phải đi lên Ủy ban nhân dân xã mới có. Theo đó, số biểu mẫu Tờ khai dùng để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo Nghị định số 158/2005/NĐ-CP sẽ giảm từ 23 biểu mẫu xuống còn 2 biểu mẫu; biểu mẫu Tờ khai đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài theo Nghị định 68/2002/NĐ-CP sẽ sử dụng chung với biểu mẫu tờ khai đăng ký kết hôn sử dụng tại Ủy ban nhân dân cấp xã; 2 biểu mẫu Tờ khai xin nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài sẽ thành 1 biểu mẫu Tờ khai đăng ký việc nhận cha, mẹ, con. Số lượng biểu mẫu tờ khai đăng ký hộ tịch sẽ giảm từ 25 biểu mẫu còn 4 biểu mẫu (giảm 84%).

Để khắc phục những vấn đề trên việc lựa chọn công cụ phát triển cho phù hợp với từng cấp sử dụng là vấn đề quan trọng nhằm đáp ứng tốt nhất cho người dùng, dễ dàng triển khai và phát triển khi có thay đổi hoặc mở rộng chức năng của chương trình. Vì thế căn cứ vào những quy định của nghị định 158/2005/NĐ-CP, căn cứ vào thực tế cơ sở hạ tầng của các địa phương,..nên lựa chọn giải pháp:

Hệ thống thông tin Quản lý Hộ tịch bao gồm có 3 phân hệ và 01 website:  

• Phân hệ Quản lý Hộ tịch cấp Xã
• Phân hệ Quản lý Hộ tịch cấp Huyện
• Phân hệ Quản lý Hộ tịch cấp Sở.

Khi đã triển khai áp dụng phần mềm quản lý hộ tịch thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần sớm sửa đổi các quy định về lưu trữ hồ sơ hộ tịch theo hướng là không ghi vào sổ hộ tịch mà chỉ cần in rồi đóng tập là được. Như vậy vừa đảm bảo chính xác, vừa tiết kiệm thời gian.

     2.2. Về công tác chứng thực

Theo quy định hiện hành, phòng tư pháp có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ văn bản bằng tiếng nước ngoài, cấp xã chứng thực bản sao các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. Quy định này vừa phức tạp, phiền hà lại không có ý nghĩa thực tế. Bởi lẽ nhiệm vụ của người chứng thực là chứng thực sao y bản chính chứ không phải chứng thực về nội dung. Cạnh đó, chưa chắc cán bộ phòng Tư pháp giỏi tiếng nước ngoài bằng cán bộ cấp xã nên việc chứng thực bản sao kiểu này nên giao cho cả hai cơ quan.

Để nâng cao chất lượng hoạt động chứng thực, Phòng Tư pháp cần thường xuyên tổ chức Hội nghị tập huấn, bồi dưỡng kiến thức pháp luật và chuyên môn nghiệp vụ cho Tư pháp - Hộ tịch cấp xã trên địa bàn, với thành phần tham dự tập huấn có các cán bộ Tư pháp - Hộ tịch cấp xã và lãnh đạo, chuyên viên phòng tư pháp. 

Nội dung tập huấn bao gồm các chuyên đề nhằm nâng cao nghiệp vụ cho Tư pháp - Hộ tịch cấp xã, nắm vững những kiến thức pháp luật cơ bản nhất, thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ tại địa phương. Thông qua việc tập huấn, các học viên được đi sâu tìm hiểu những qui định của pháp luật về công tác chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực; nghiệp vụ tuyên truyền giáo dục pháp luật; Luật trách nhiệm bồi thường Nhà nước… Mặt khác, cũng tại lớp tập huấn này, các học viên được trao đổi, thảo luận về những vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện công tác tư pháp tại địa phương.

Nhằm đáp ứng nhu cầu tìm hiểu pháp luật, nâng cao nhận thức pháp lý của cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân trên địa bàn huyện về hoạt động chứng thực, đồng thời tạo điều kiện cho cán bộ, công chức làm công tác Tư pháp- Hộ tịch giao lưu, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm về chuyên môn nghiệp vụ; Ủy ban nhân dân huyện cần tích cực triển khai kế hoạch tổ chức hội thi “Công chức Tư pháp -Hộ tịch giỏi" cấp xã. Nội dung hội thi tập trung những kiến thức pháp luật liên quan trực tiếp đến nhiệm vụ, quyền hạn, chuyên môn nghiệp vụ của công chức Tư pháp - Hộ tịch; các chế độ chính sách; các quy định về đảm bảo quyền tự do, dân chủ, quyền và lợi ích hợp pháp của công dân; trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại, tố cáo; quy chế tiếp công dân; quy chế dân chủ ở cơ sở…Tham gia hội thi là công chức Tư pháp- Hộ tịch các xã, thị trấn trong toàn huyện với phần thi lý thuyết và phần thi giải quyết tình huống nhằm vận dụng những kinh nghiệm, kiến thức pháp luật để xử lý một vấn đề thực tiễn cụ thể.

 

 

 

 

 

 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nghị quyết số 17- NQ/TW ngày 01/08/2007 về đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy Nhà nước.
2. Nghị quyết Trung ương 5 khoá IX.
3. Thông tư liên tịch số 01, ngày 28-4-2009 của Bộ Tư pháp và Bộ Nội vụ, hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện và công tác tư pháp của Ủy ban nhân dân cấp xã.
4. Điều lệ đăng ký hộ tịch (Điều lệ số 04).
5. Nghị định số 764 của Thủ Tướng Chính Phủ ngày 08/5/1956 ban hành bản điều lệ đăng ký hộ tịch.
6. Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch.
7. Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch.
8. Quyết định Số 178/2003/QĐ-TTg ngày 03 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt đề án tuyên truyền chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 – 2010.
9.  Nghị định 31/1996/NĐ-CP của Chính phủ về tổ chức và hoạt động công chứng.
10.  Nghị định 75/2000/NĐ-CP của Chính phủ về công chứng, chứng thực.
11.  Bộ luật Dân sự 2005.
12.  Luật Đất đai 2003.
13.  Nghị định 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.
14.  Thông tư 03/2008/TT-BTP hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 79/2007/NĐ-CP.
15.  Thông t­ư 93/2001/TTLT- BTP- BTC  ngày 21 tháng 11 năm 2001 hướng dẫn chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí, lệ phí công chứng, chứng thực.
16.  Thông t­ư 92/2008/TTLT- BTC- BTP  ngày 17 tháng 10 năm 2008  hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực.
17.  Quyết định số 3924/QĐ-BTP ngày 18 tháng 12 năm 2009 của Bộ Tư pháp về việc phê duyệt Đề án "Cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch và phân cấp việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch".
18.  Báo cáo thống kê số liệu đăng ký hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã và Ủy ban nhân dân huyện năm 2008.
19.  Báo cáo công tác chứng thực của các xã, thị trấn theo Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 ngày 25 tháng 10 năm 2007 của Phòng Tư pháp;
20.  Báo cáo Tình hình đăng ký, quản lý hộ tịch huyện Gia Lộc ngày 4 tháng 7 năm 2006 của phòng Tư pháp;
21.  Báo cáo thành tích công tác Tư pháp năm 2007 ngày 13 tháng 12 năm 2007 của Phòng Tư pháp;
22.  Báo cáo kết quả công tác Tư pháp năm 2008 và phương hướng nhiệm vụ công tác Tư pháp năm 2009 ngày 17 tháng 12 năm 2008 của phòng Tư pháp;
23.  Báo cáo kết quả công tác Tư pháp năm 2009 và phương hướng nhiệm vụ công tác Tư pháp năm 2010 ngày 09 tháng 12 năm 2009 của phòng Tư pháp;
24.  Báo cáo kết quả công tác Tư pháp năm 2010 và phương hướng nhiệm vụ công tác Tư pháp năm 2011 ngày 12 tháng 10 năm 2010 của phòng Tư pháp;
25.  Báo cáo Kết quả rà soát cán bộ làm công tác Tư pháp - Hộ tịch cấp xã ngày 6 tháng 9 năm 2010 của phòng Tư pháp;
26. Thông tư số 04/2021/TT-BTP ngày 21/6/2021 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành Nghị định số 59/2012/NĐ-CP ngày 23/7/2012 về theo dõi tình hình thi hành pháp luật và Nghị định số 32/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 59/2012/NĐ-CP
27. Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch.

 28.Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn Luật hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật hộ tịch do Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành

29.Thông tư 04/2024/TT-BTP Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 02/2020/TT-BTP ngày 08/4/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành, hướng dẫn sử dụng, quản lý mẫu sổ quốc tịch và mẫu giấy tờ về quốc tịch và Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch

30.Nghị định số 123/2024/NĐ-CP  ngày 4/10/2024 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai.

31. Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch

32.Nghị định số 23/2024/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà đầu tư thực hiện dự án thuộc trường hợp phải tổ chức đấu thầu theo quy định của pháp luật quản lý ngành, lĩnh vực.

môc lôc

​ 

​